Nombreuses sont encore trop souvent les ASBL à méconnaître leurs obligations légales, parfois lourdes de conséquences.
À Bastogne, la Maison des Associations et du Volontariat propose des formations et un accompagnement dans la tenue et la publication des documents légaux, dans le suivi de la comptabilité.
Le registre des membres : une obligation oubliée
Jean-Paul Weles, responsable de la Maison des Associations et du Volontariat , basé à Bastogne, souligne un problème récurrent : "Pendant des années, les ASBL devaient déposer leur registre des membres au greffe du tribunal de commerce. Depuis que cette obligation a été supprimée, beaucoup pensent qu’il n’est plus nécessaire de le tenir".
Or, ce registre reste indispensable : il permet d’identifier les membres effectifs, qui désignent à leur tour les administrateurs. "Sans lui, impossible de savoir qui peut donner mandat à l’Assemblée générale" rappelle-t-il.
"Le Conseil d’administration a l’obligation de tenir ce registre à jour, avec les coordonnées des membres, adresses, numéros de téléphone… C’est la base pour organiser une Assemblée générale valable."
La réforme du Code des sociétés : une clarification, pas une révolution
Si la réforme récente du Code des sociétés et associations a imposé aux ASBL de mettre à jour leurs statuts, elle a surtout clarifié des règles existantes.
"Une ASBL est une entité juridique comme une entreprise, avec les mêmes obligations en matière de gestion, comptabilité, fiscalité et social", insiste Jean-Paul Weles.
"Avant, il y avait peut-être une certaine tolérance. Aujourd’hui, c’est clair : on est dans le code des sociétés, point."
Parmi les nouveautés : le registre UBO (Ultimate Beneficial Owner), obligatoire depuis 2019.
"Il doit être mis à jour chaque année, même s’il n’y a pas de changement", précise-t-il. "Problème : cet outil informatique n’est pas accessible à tous, et les responsables doivent se tenir informés en permanence.
Comptabilité : le "programme minimum" à respecter
Autre écueil : la comptabilité. "Le législateur a prévu un programme minimum, publié au Moniteur belge : un livre des recettes, un livre des dépenses, un état du patrimoine… C’est le strict minimum légal", explique Jean-Paul Vélez.
"Certaines ASBL vont plus loin, mais faire moins, c’est prendre un risque." Pourtant, beaucoup ignorent encore ces obligations. "On trouve encore des déclarations sur des confettis ou des cartons de bière… Mais aujourd’hui, les associations doivent se professionnaliser.
Un accompagnement pour éviter les pièges
Face à ces défis, la Maison des Associations et du Volontariat propose un accompagnement personnalisé, contre une légère participation financière : "On leur explique comment remplir les formulaires, où classer les dépenses et les recettes, en suivant le programme minimum. L’objectif ? Leur donner les outils pour qu’elles puissent gérer leur comptabilité elles-mêmes. »
Un soutien crucial, surtout pour les petites structures sans personnel ni gros chiffres d’affaires. "Toutes les ASBL, qu’elles soient grandes ou petites, ont ces obligations. Notre rôle est de les informer et de simplifier ces démarches."